Op zoek naar een betaalbare en eenvoudige CRM-tool als coach of trainer? Mijn eerlijke review van Insightly CRM

Als eigenaar van een loopbaan- en trainingscentrum  weet ik één ding zeker: goede begeleiding en opleidingen zijn belangrijk – maar de administratie moet ook kloppen.

De opvolging van elk dossier moet nauwkeurig gebeuren: van registratie tot tevredenheidsbevraging, en dat voor élke klant. Sinds ik met een team van onderaannemers werk, is het bovendien essentieel dat alles goed gedocumenteerd, transparant én overzichtelijk blijft.

Ik heb lang geëxperimenteerd met Excel, to-dolijstjes en mappen, maar uiteindelijk vond ik in Insightly CRM een systeem dat écht bij mijn manier van werken past. En dat ook nog eens één van de meest betaalbare tools op de markt is, met verrassend veel mogelijkheden.

Waarom Insightly?

Ik koos voor Insightly na het vergelijken van verschillende tools, zoals Teamleader, Pipedrive, HubSpot, .... Uiteindelijk sprak Insightly me het meest aan om deze redenen:

• Eenvoudig werkt – je hoeft geen IT'er te zijn om ermee aan de slag te kunnen

• Flexibel is – ik kan alles zelf structureren volgens mijn eigen werkproces met verschillende pipelines

• Visueel en overzichtelijk is – in één oogopslag zie ik waar elk dossier of project zich bevindt

• Betaalbaar is 

Zo gebruik ik Insightly in mijn praktijk

Ik werk met verschillende pipelines, afgestemd op de soorten dossiers. Hieronder zie je een voorbeeld van hoe ik een dossier aanmaak, opvolg en koppel aan een contact.

1. Nieuwe klant aanmaken

Bij een nieuwe klant maak ik een contact aan in Insightly met de basisgegevens zoals naam en e-mail.

2. Van contact naar project

Vanuit dat contact kan ik meteen een project aanmaken. Dit gebruik ik voor elk loopbaantraject of opleiding die ik opvolg.

3. Dossier opvolgen in je eigen pipeline

Ik geef het project een duidelijke naam (bv. "Traject cheque 1 – test persoon"), kies de juiste pipeline en zet het project in de juiste fase.

4. Volledige projectweergave en opvolging

Eenmaal het project is aangemaakt, zie ik het volledige verloop van het traject in mijn pipeline. Elke stap is visueel weergegeven, van aanvraag tot afronding.

5. Alles netjes gekoppeld

Onder het tabblad "Related" zie ik in één oogopslag welke contactpersoon aan het project gekoppeld is.

6. En omgekeerd: van contact naar gekoppelde projecten

Bij het contact zelf zie je ook meteen welke projecten eraan verbonden zijn.  Je kan er ook nota's bij schrijven, of documenten toevoegen. Zo verlies je niets uit het oog.

Leads opvolgen & opleidingen beheren? Dat kan ook

Ik gebruik Insightly niet alleen voor de opvolging van loopbaandossiers, maar ook om commerciële aanvragen en opleidingen op te volgen – van eerste contact tot volledige afhandeling.

Wanneer iemand me contacteert voor een opleiding of workshop, maak ik een opportunity (lead) aan. Hierin registreer ik alle info over de aanvraag.

Wanneer de opdracht effectief doorgaat, kan ik die in één klik omzetten in een project, en de opvolging verderzetten in een nieuwe pipeline.

Daarna zie ik het hele traject netjes visueel in mijn projectpipeline, mét fases als "aanvraag", "overeenkomst ondertekend", "factuur verstuurd", enz.

Als je dat wilt, kan je er ook de offertes, overeenkomst, handtekenlijsten, vormingsattesten enz aan toevoegen. Zelf doe ik dit niet, en hou ik liever een papieren dossier bij, omdat ik zo langer voort kan met het basisabonnement van Insightly (waar slechts 10GB geheugen is inbegrepen).

Dossiers van teamleden/onderaannemers (coaches/trainers)  beheren

Ik heb ook een aparte pipeline voor de opvolging van de dossiers van mijn onderaannemers. Zo kan ik andere fases instellen, specifiek voor mijn samenwerking met coaches – zoals:

• Factuur ontvangen

• Factuur betaald

• Tevredenheidsbevraging verstuurd

• Administratief dossier in orde en in hoofdkantoor

Ik gebruik het veld "Category" om aan te duiden welke coach verantwoordelijk is voor het dossier. Zo kan ik makkelijk filteren op dossiers per coach.

Wat kost Insightly CRM?

Ik betaal momenteel $348 per jaar (of $29/maand) voor één gebruiker. Daarvoor krijg ik:

• 100.000 records

• 10 GB opslagruimte

• Alle CRM-functionaliteiten die ik nodig heb

Omdat ik mijn dossiers inhoudelijk op papier bewaar, gebruik ik Insightly puur voor administratieve opvolging – en kom ik al jaren toe met deze basisformule.

En dit is nog maar het begin...

Ik gebruik slechts een fractie van wat Insightly kan. Je kan er ook:

• E-mails mee versturen en automatiseren

• Projecten beheren met taakverdeling, deadlines en overzicht van je to do's (taken)

• Contacten linken aan organisaties

• Rapportages maken

• Integreren met tools zoals Gmail, Outlook, Mailchimp, Slack…

Voor wie méér uit zijn CRM wil halen, is Insightly dus een tool die met je meegroeit. Maar het fijne is: je hoeft niet alles te gebruiken. Je kan het perfect gebruiken voor wat je zelf nodig hebt.

Is Insightly GDPR-compliant?

Ja. Insightly voldoet aan de Europese GDPR-wetgeving rond gegevensbescherming. Ze bieden een verwerkersovereenkomst (DPA) aan, werken met veilige datacenters en communiceren transparant over hoe ze met gegevens omgaan.

👉 Meer info daarover vind je op insightly.com/gdpr

Benieuwd of Insightly ook iets voor jou is?

➡️ Vraag hier vrijblijvend een demo aan via mijn affiliate-link
Zo krijg jij alle info, en ontvang ik een kleine commissie als je klant wordt – zonder extra kost voor jou.  Ik raad het alleen aan omdat ik er zelf dagelijks mee werk en er écht tevreden over ben.